| |
En Suppla su Organización encontrará la solución para el manejo integral de la información.
De la mano de los expertos en Gestión documental del país, usted contará con tecnología de punta para asegurar calidad, seguridad y confiabilidad en la administración, conservación y protección de su información.
Es así como ofrecemos una amplia y completa oferta de soluciones que estamos seguros facilitarán su gestión documental.
ORGANIZACIÓN Y CONSULTORÍA
Organización
ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Aplicando Intervención técnica y administrativa agrupamos su información en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Empleando procesos archivísticos clasificamos, ordenamos, describimos, codificamos entre otras actividades, para facilitar la administración documental de su empresa.
Inventarios
Con la utilización de herramientas tecnológicas de punta administramos el inventario documental, siguiendo la organización de las series documentales o la descripción en su estado natural.
Asesoría en Gestión documental
Contamos con un grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos archivísticos mediante la aplicación de:
 | Normatividad archivística de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación. | | Elaboración y aplicación de Tablas de Valoración Documental (TVD) y Tablas de Retención Documental (TRD). | | Análisis, diseño y aplicación de procesos de administración y gestión documental de acuerdo con los objetivos definidos por el cliente. | | Levantamiento de diagnósticos documentales. | | Propuestas documentales que integren servicios en un Programa de Gestion Documental. | | CENTROS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL | | | | | Diseñamos, montamos e implementamos proyectos de Gestion Documental en la sede de nuestros clientes o en instalaciones propias. | | |
| Soportados con personal altamente calificado, dirigimos, coordinamos o supervisamos los Centros de Administración Documental. en la sede de nuestros clientes o en instalaciones propias. | | Controlamos y administramos su información con herramientas tecnológicas como QTRACK (Work Flow) y FMS (Administrador de archivos). |
| MENSAJERÍA Y CORRESPONDENCIA INTERNA |
Adecuamos el servicio de acuerdo a la necesidad del cliente, empleando herramientas tecnológicas propias o del usuario, con el fin de asegurar trazabilidad y control de la correspondencia enviada y recibida.
| ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL |
Suministramos a nuestros clientes un medio alterno de soporte sobre la documentación física, reduciendo espacios de almacenamiento y conservación de los mismos.
| Digitalización | | Microfilmación | | | ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN | | | | | | Almacenamiento y Custodia |
Brindamos soluciones integrales enfocadas a garantizar condiciones idóneas de almacenamiento y custodia de documentos físicos o en medios. De igual forma, contamos con áreas especializadas para documentos vitales (pagares, historias laborales entre otros), soportados con el sistema FMS que asegura la trazabilidad, el acceso oportuno y eficiente a la información.
| Atención de consultas y préstamos | | | | Recibimos y atendemos requerimientos sobre archivos en custodia y administración de inventarios vía Web, con niveles de seguridad parametrizables y en tiempo real. | | Generamos respuesta a las solicitudes radicadas de manera física, por fax, imagen o en nuestras instalaciones. | | Rearchivo de documentos. | | Interarchivo de documentos. | | Controlamos y hacemos seguimiento a los acuerdos de servicios con base a los indicadores de gestión. |  | | | |
